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Version informatique des rapports
Est-ce que vous conservez une copie informatique de vos rapports?
Je n’avais pas tendance à supprimer la version informatique de mes rapports étant donné qu’ils sont dans un répertoire protégé par un mot de passe. Je les conservais afin de pouvoir m’y référer facilement au besoin. J’avoue que c’est plutôt rare que je retourne dans un ancien rapport mais je trouve cela très pratique lorsque je dois réévaluer un patient.
Je viens toutefois d’apprendre que je suis supposée supprimer mes rapports dès qu’il sont imprimés en raison des risques de piratage informatique. Est-ce que vous avez la même consigne?
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8 Réponses
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Je n’ai jamais eu de consigne à ce niveau, mais peut-être ai-je fait la sourde oreille. Est-ce sur un ordinateur personnel ou sur le réseau d’un CSSS? Sur un ordinateur personnel, je pourrais comprendre. Par contre, je crois que je les sauverais sur un disque externe et je mettrai ce disque sous clé. Lors des réévaluations, je gagne en trop en efficacité pour me permettre de les supprimer. Aussi, lorsque je veux discuter rapidement des résultats avec un intervenant, il m’est beaucoup plus facile de me référer à mon rapport que de trouver le dossier.
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Je me demande moi aussi si je n’ai pas déjà fait la sourde oreille, pour les mêmes raisons! Et parfois c’est très utile aussi quand je me souviens que j’avais aimé une formulation, je retourne voir ce que j’avais écrit. Bref, je m’inspire parfois de mes propres rapports pour des cas similaires. Même chose aussi de mon côté pour les discussions téléphoniques.
Dans notre CSSS, les fichiers sont liés à notre compte privé et résident donc sur un serveur, mais je pense que la consigne reçue par Claudine s’applique probablement à tous les établissements du réseau public. Si c’est réellement le cas, je ne mettrai pas de temps à trouver une solution alternative, comme une clé usb cryptée ou quelque chose du genre.
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J’avoue avoir reçu cette consigne avant les Fêtes mais “ne pas avoir encore eu le temps!” de supprimer mes rapports! Ces rapports sont sur mon compte privé sur le serveur de notre CSSS (nous n’avons pas le droit de nous brancher au réseau avec un ordi personnel…).
Lorsque j’ai reçu la consigne et que j’ai argumenté que c’est pratique de conserver une copie informatique, on m’a répondu qu’il y a toujours des risques de piratage informatique même si les rapports sont sur mon compte privé et que donc, tout doit être effacé le plus tôt possible…
Cela dit, j’aime bien l’idée de la clé USB cryptée… Merci de vos réponses…
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Je n’ai moi non plus reçû aucune consigne à cet effet. J’attendrai d’en recevoir avant de faire quoi que ce soit.
Solution : une copie papier dans les dosssiers que l’on doit conserver 5 ans ? C’est sous clé.
Qu’est-ce que l’OPQ pense de tout cela ?
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Nous avons aussi cette consigne dans notre établissement de supprimer nos rapports (qui se retrouvent sur notre compte sur le serveur). Je fais consciemment la sourde oreille, car je me réfère très souvent à mes anciens rapports. Nous sommes d’ailleurs un bon nombre de délinquants!
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Pas encore eu cette directive chez nous. J’ai d’ailleurs conservé à peu près tous mes rapports depuis mes internats! Lors de mon inspection professionnelle qui a eu lieu dans la dernière année, l’inpecteur n’a soulevé aucune objection à la version informatisée. Il m’a même dit qu’il n’était pas nécessaire de mettre une copie du rapport dans mon dossier patient (données brutes). Il m’a tout de même recommandé de protéger chacun de mes fichiers par un mot de passe en dépit de l’accès sécurisé sur mon ordi.
Je peux comprendre ce genre de directive, considérant qu’on utilise tellement des versions désuètes sur les ordis du réseau qu’il devient difficile de garantir la sécurité… Anyway le risque zéro n’existe pas en sécurité informatique. Je pense que l’option de protection par mot de passe sur le fichier individuel demeure la meilleure façon de rassurer un gestionnaire si vous voulez conserver vos chefs d’oeuvre! Si on veut être encore plus rigoureux, il serait même souhaitable de ne pas mettre le nom du patient dans le nom du fichier. J’essaie maintenant d’utiliser des initiales avec le numéro de dossier. Pour trouver un patient avec ces noms de fichiers plus anonymes, il y a toujours moyen de faire une recherche du nom dans le contenu des documents. En cas de “fuite”, il serait difficile, en agissant ainsi, de vous reprocher de ne pas avoir fait le maximum pour assurer la confidentialité de vos données informatisées. En tout cas, il faut éviter de laisser des rapports sur une clé usb non sécurisée : tellement facile à égarer…
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Hum… je ne suis pas dans le réseau, alors je n’ai jamais entendu parler de cela… mais il y a quelque chose que je ne comprends pas: le système de santé québécois veut s’en aller vers des dossiers informatisés et nous, on devrait fonctionner en dinosaures? Il y a certainement des alternatives à proposer aux gestionnaires autre que de devoir fonctionner en tabula rasa à chaque rédaction…!
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Du côté du réseau hospitalier McGill, la consigne est claire: devenir un hôpital ‘sans papier’, donc non seulement les dossiers médicaux sont désormais informatisés, mais les dossiers psychologiques devront l’être aussi (incluant les notes de suivis ou de thérapie). Les vérifications ont été faites auprès de l’OPQ par une collègue et ils nous assurent que les dossiers informatisés sont conformes à notre code de déonto si l’accès est restreint. Par contre, dans un département de plusieurs psychologues il faut s’assurer que d’autres psy auront aussi accès à notre dossier (ex. si un suivi urgent st nécessaire alors que je suis en vacance). Je suis donc d’accord avec Amélie, c’est à nos administrateurs publics de nous trouver les outils nécessaires pour assurer cette sécurité. Et entre vous et moi, ce n’est pas comme si les dossiers papiers étaient si sécurisés que ça…