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Tenue de dossier
Bonjour,
En lisant le Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des psychologues, il est indiqué, à l’article 12 :
12. Lorsque le psychologue exerce dans un établissement au sens de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2) ou de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autchtones cris (chapitre S-5), le dossier du bénéficiaire au sens de ces lois et de leurs règlements est considéré, aux fins du présent règlement, comme le dossier de ce psychologue s’il peut y inscrire ou y faire inscrire, sous forme de rapport ou autrement, les renseignements mentionnés à l’article 3 pourvu que soit assurée la confidentialité de ce dossier. Les articles 8 à 10 ne s’appliquent pas à ce psychologue.
Le psychologue doit signer ou parapher toute inscription qu’il introduit dans ce dossier.Si nous retournons à l’article 8 :8. Le psychologue doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service professionnel dispensé.Est-ce que cela veut dire que nous n’avons pas à conserver un dossier pendant 5 ans (données brutes) lorsque nous travaillons dans le réseau public? Est-ce que quelqu’un aurait cette information? -
8 Réponses
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Selon ma compréhension, l’article 8 ne s’applique pas parce que les établissements de santé ont toute une série de règles à suivre pour la gestion des dossiers et leur conservation: http://www.banq.qc.ca/documents/archives/archivistique_ged/publications/Recueil_sante.pdf.
Lu ici: Il est intéressant de constater que la loi sur les Archives ou aucun règlement issu de cette loi ne prévoit de délai strict de conservation de dossiers. Ce délai est donc celui choisi par chaque établissement et non par prescription légale. Il semble qu’il soit traditionnellement de 5 ans.
La gestion du dossier se fait donc par les archives, selon des règles qui peuvent changer d’un endroit à l’autre. Quand on parle des données brutes, c’est autre chose, parce que ce n’est pas le dossier de l’usager comme l’entend la LSSS (S-4.2). Il s’agit d’un “dossier parallèle”, que nous avons le droit d’avoir dans notre bureau dans un classeur, et pour lequel la règle du 5 ans s’applique selon notre code de déontologie.
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Tout comme Jean-Pierre, ici mon rapport et mes notes sont archivées dans le dossier informatisé du patient, mais je conserve les données brutes dans mon bureau pendant 5 ans, après quoi mes dossiers parallèles sont déchiquetés.
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Merci pour ces infos!
Personnellement, j’ai tendance à conserver mes dossiers parallèles le plus longtemps possible (lire ici jusqu’à ce que je manque réellement trop d’espace). Je trouverais ça juste trop plate de revoir un patient et de ne plus avoir accès à son éval antérieure…
Pendant qu’on discute de la tenue de dossiers, c’est à mon tour d’avoir une question: pour les évaluations en privé, est-ce que l’Ordre demande à ce que les dossiers soient conservés sur le lieu de travail? Par exemple, si c’est dans un classeur fermé à clef au domicile plutôt que dans le local de pratique, est-ce que c’est permis? Tout ce qu’on a à ce sujet est l’article 7, et on n’en fait pas plus mention dans le guide explicatif:
7. Le psychologue doit conserver ses dossiers dans un meuble auquel le public n’a pas librement accès et fermé à clef ou autrement. Je me suis posée la même question que toi. Pendant un long moment, j’ai gardé mes dossiers de privé dans un classeur barré chez moi. Je louais un local à l’heure et je n’avais pas l’opportunité d’y laisser mes dossiers. Récemment, j’ai réaménagé les choses chez moi et j’ai décidé d’entreposer mes anciens dossiers de privé dans un tiroir barré de mon classeur à l’hôpital. Je me suis demandé si j’avais le droit de faire ça, mais le classeur est bien barré et je suis la seule à y avoir accès.
Bref, j’imagine que le lieu importe peu tant qu’on respecte la clause 7?
Comme Valérie, en privé, je loue un bureau à l’heure et je n’ai pas d’endroit pour y laisser des dossiers. Je les conserve donc chez moi, dans un classeur barré.
Une collègue psy qui travaille en privé m’a confirmé la même chose, merci pour vos réponses!